La SEC impone a los bancos de Wall Street documentar todas las comunicaciones internas, ¿están preparados para ello?

by Laura enero 12, 2022

Un artículo de Reuters (2021) informaba que la U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) abrió una investigación sobre cómo los Bancos de Wall Street documentaban y realizaban seguimiento de las comunicaciones digitales de sus empleados.

Reuters expone que, a pesar de que la SEC y la Financial Industry Regulatory Authority exigen a los corredores de bolsa registrar todas las comunicaciones digitales relacionadas con la operativa bancaria para impedir una limitación a posibles investigaciones o asegurar la buena praxis, la adopción del teletrabajo que forzó la pandemia por el COVID-19 supuso la proliferación de plataformas de comunicación y mensajería online, y del uso de emails, redes sociales o WhatsApp en dispositivos personales para comunicar temas relacionados con el desarrollo laboral. Esto supone un problema a la hora de llevar a cabo la documentación de estas comunicaciones, tal como reconoció el jefe de cumplimiento de la SEC, Gubit Grewal, de acuerdo con Reuters.

Además, en caso de investigación, lo cierto es que en Estados Unidos no queda claro hasta dónde pueden llegar las exigencias de revisión de los dispositivos personales para obtener las comunicaciones entre los empleados, sin interferir o vulnerar su privacidad.

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Problemática a abordar en las comunicaciones entre empleados

En consecuencia, los bancos y corredores de bolsa de Wall Street han de tomar cartas en el asunto y asegurar el cumplimiento de lo exigido por la SEC y la Financial Industry Regulatory Authority y elaborar un plan de actuación para afrontar la situación actual y tomar medidas que contemplen:

  • La omnicanalidad.
  • El uso de dispositivos personales para comunicaciones laborales.
  • El uso de líneas móviles por encima de las fijas.
  • La inexistencia de infraestructura para registro y documentación de las comunicaciones.
  • Garantizar una actuación ética y transparente.

Software de grabación y registro de comunicaciones internas

En la labor de documentación y supervisión de las comunicaciones entre los empleados y de un desempeño de la actividad transparente, es recomendable la adopción de un software de grabación y registro cuya infraestructura y actividad se desarrolle en el cloud, ya que la seguridad proporcionada por servicios en el cloud es superior, debido a las restricciones y control de accesos.

El uso de un software de grabación y registro de las comunicaciones, como Recordia, que contemplan la problemática de la diversidad de plataformas de comunicación y el reto que supone la documentación de estas comunicaciones para las entidades financieras, además, aseguran la encriptación total de los datos y ofrecen la posibilidad de hacer back-ups en caso de investigación o requerimiento.

Buenas prácticas recomendadas

Además de implantar un software de grabación, no solo es necesaria la dotación de plataformas de comunicación seguras cuyas transmisiones sean susceptibles de ser registradas, sino también un cambio de cultura corporativa por parte de los corredores de bolsa y bancos de Wall Street. Estas son algunas de nuestras recomendaciones:

  1. Limitar el uso de dispositivos personales, correos electrónicos y redes sociales personales, además de plataformas de comunicación instantánea como WhatsApp o Telegram.
  2. Provisión y promoción de plataformas de comunicación digitales internas a los empleados que sean instantáneas y cómodas, y estén adaptadas tanto al trabajo en instalaciones como al teletrabajo que favorezcan su uso.
  3. Implantación de una cultura de concienciación sobre la importancia de una comunicación transparente y ética, además del total entendimiento de las implicaciones a nivel de ciberseguridad e incumplimiento de normativas.

Cómo Recordia cumple con las normas de la SEC y la Financial Industry Regulatory Authority

Recordia es un servicio que permite a las empresas registrar y almacenar comunicaciones omnicanal como llamadas de número fijo, móviles, emails, fax, SMS o llamadas de Microsoft Teams de gran importancia legal y ética en un entorno seguro y escalable durante un periodo determinado.

Además, en caso de que los empleados deban emplear smartphones, Recordia dispone del servicio RTS, para capacitar a los empleados con líneas de telefonía móvil, llamadas también softphones, cuyas llamadas también son capturadas en Recordia. Cabe resaltar que, para comunicaciones que no interesen ser grabadas por su naturaleza o privacidad, se puede habilitar el servicio ROD que graba a demanda, es decir, personal autorizado puede parar la grabación en un momento determinado por motivos legítimos.

Recordia permite el acceso a estos registros o realizar un backup con la posibilidad de ser aportados posteriormente como prueba o para su eliminación si así se solicita, cumpliendo con la normativa internacional de protección de datos y garantizando un uso ético y responsable de los mismos, respondiendo así a la problemática expuesta por Gubit Grewal y a la exigencia de guardar un registro de las comunicaciones en el trabajo.

Si quieres saber más de Recordia y cómo puede ayudarte a cumplir con lo dictado por la SEC y la Financial Industry Regulatory Authority, clicka aquí.

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