Lo primero que tienes que saber sobre cómo funciona el Fax por Internet, es que utiliza la misma tecnología que la transmisión de fax tradicional, pero a través de una interfaz web en lugar de la máquina de fax de toda la vida. Resulta ser una opción flexible y económica para enviar y recibir faxes en esta época donde las empresas están enfocadas en la Transformación Digital.
Los servicios de fax por Internet generalmente asignan un número a cada persona que se ha dado de alta en la solución, así las personas pueden enviar faxes a este número de la solución de Fax Virtual, y puedes enviar faxes por correo electrónico sin utilizar una máquina de fax tradicional. Así es como funciona.
Para enviar un fax a través de un servicio de fax por Internet
- El remitente adjunta un documento a un mensaje de correo electrónico. Ese es el documento que será enviado como un Fax. Puede ser un escaneo de un documento en papel, o puede ser un documento creado digitalmente en diferentes formatos.
- El remitente dirige el mensaje al número de fax del destinatario, seguido del nombre del servicio de fax. Por ejemplo: 65279134452@ecomfax.com.
- La solución procesa el archivo adjunto para que sea enviado y recibido por el destinatario como un Fax.
- El servicio envía los datos a través de la línea telefónica.
- La máquina de fax del destinatario decodifica los datos y lo recibe según el servicio que tenga en uso.
Para recibir un documento de una máquina de fax tradicional a un servicio de fax por Internet
- El remitente envía el Fax al número de Fax del destinatario, sí, el número de toda la vida.
- La solución de Fax Virtual recibe el Fax, lo procesa en un archivo de imagen y envía la imagen a la dirección de correo electrónico del destinatario, esta dirección es definida en la solución de Fax Virtual.
- El destinatario abre el correo electrónico, descarga el archivo adjunto y ve el Fax que se le ha enviado.
¿Cómo funcionan las máquinas de fax tradicionales?
Hoy puedes acceder a casi cualquier empresa, grande o pequeña, de cualquier industria, y encontrarás una máquina de fax. Claro, conectada a una línea telefónica normal, una máquina de fax que te permite transmitir hojas de papel a otra persona que tenga una máquina de fax. Aunque la tecnología ha avanzado, es casi imposible hacer negocios sin una de estas máquinas en la actualidad.
Las primeras máquinas de Fax
Las máquinas de fax han existido de una forma u otra durante más de un siglo: Alexander Bain patentó el primer diseño de fax en 1843. Si analizas algunos de los primeros diseños, puedes obtener una muy buena idea de cómo funcionan en la actualidad. La mayoría de los primeros diseños de máquinas de fax incluían un tambor giratorio. Para enviar un fax, debías adjuntar la hoja de papel al tambor, con la impresión hacia afuera. El resto de la máquina funcionó algo como esto:
- Había un pequeño sensor fotográfico con una lente y una luz.
- El sensor fotográfico estaba unido a un brazo y encaraba la hoja de papel.
- El brazo podría moverse hacia abajo sobre la hoja de papel de un extremo al otro a medida que la hoja giraba en el tambor.
En otras palabras, funcionó algo así como un torno.
El sensor fotográfico fue capaz de enfocar y mirar un punto muy pequeño en la hoja de papel, tal vez un área de 0.25 milímetros cuadrados. Ese pequeño trozo de papel sería blanco o negro. El tambor giraría de modo que el sensor fotográfico pudiera examinar una línea de la hoja de papel y luego bajar una línea. Lo hizo ya sea paso a paso o en una espiral muy larga.
Para transmitir la información a través de una línea telefónica, las primeras máquinas de fax utilizaron una técnica muy simple: Si la mancha de papel que estaba mirando la celda de la foto era blanca, la máquina de fax enviaría un tono; si fuera negro, enviaría un tono diferente. Por ejemplo, podría haber enviado un tono de 800 Hertz para el blanco y un tono de 1,300 Hertz para el negro.
En el extremo receptor, habría un mecanismo de tambor giratorio similar, y algún tipo de lápiz para marcar en el papel. Cuando la máquina de fax receptora escuchó un tono de 1,300 Hertz, aplicaría el lápiz al papel, y cuando escuchara un tono de 800 Hertz, retiraría el lápiz del papel.
Las máquinas de Fax modernas
Una máquina de fax moderna no tiene tambores giratorios y es mucho más rápida, pero utiliza los mismos mecanismos básicos para realizar el trabajo:
- En el extremo de envío, hay algún tipo de sensor para leer el documento. Por lo general, una máquina de fax moderna también tiene un mecanismo de alimentación de papel para que sea fácil enviar faxes de varias páginas.
- Existe una forma estándar de codificar los puntos blancos y negros que la máquina de fax ve en el papel para que puedan viajar a través de una línea telefónica.
- En el extremo receptor, hay un mecanismo que marca el papel con puntos negros.
Una máquina de fax típica que se encuentra en una oficina se conoce oficialmente como una máquina de fax 3 del Grupo CCITT (UIT-T) . La designación del Grupo 3 le dice cuatro cosas acerca de la máquina de fax:
- Podrá comunicarse con cualquier otra máquina del Grupo 3.
- Tiene una resolución horizontal de 203 píxeles por pulgada (8 píxeles / mm).
- Tiene tres resoluciones verticales diferentes:
- Estándar: 98 líneas por pulgada (3.85 líneas / mm)
- Fino: 196 líneas por pulgada (7.7 líneas / mm)
- Súper fino: 391 líneas por pulgada (15.4 líneas / mm)
- Puede transmitir a una velocidad de datos máxima de 14,400 bits por segundo (bps), y generalmente se reducirá a 12,000 bps, 9,600 bps, 7,200 bps, 4,800 bps o 2,400 bps si hay mucho ruido en la línea.
La máquina de fax normalmente tiene una matriz de detección de CCD o fotodiodo. Contiene 1,728 sensores (203 píxeles por pulgada), por lo que puede escanear una línea completa del documento al mismo tiempo. El papel está iluminado por un pequeño tubo fluorescente para que el sensor tenga una vista clara.
El sensor de imagen busca negro o blanco. Por lo tanto, una sola línea del documento se puede representar en 1.728 bits. En el modo estándar, hay 1.145 líneas al documento. El tamaño total del documento es:
1,728 píxeles por línea * 1,145 líneas = aproximadamente 2,000,000 bits de información
Para reducir los bits que deben transmitirse, las máquinas de fax del Grupo 3 utilizan diferentes técnicas de compresión:
- Huffman modificado (MH)
- Lectura modificada (MR)
- Lectura modificada modificada (MMR)
La idea básica en estos esquemas es buscar «corridas» de bits del mismo color. Por ejemplo, si una línea en la página es toda blanca, el módem puede transmitir una docena o más de bits en lugar de los 1,728 bits completos escaneados en busca de la línea. Este tipo de compresión puede reducir el tiempo de transmisión en un factor de al menos dos, y para muchos documentos mucho más. Un documento que contiene una cantidad significativa de espacio en blanco puede transmitirse en tan solo unos segundos.
Los bits del documento escaneado viajan a través de la línea telefónica y llegan a una máquina de fax receptora. Los bits se decodifican, se descomprimen y se vuelven a ensamblar en las líneas escaneadas del documento original. Existen cinco formas comunes de imprimir el fax, según el tipo de máquina que lo reciba:
Papel térmico:
Cuando las máquinas de fax comenzaron a infiltrarse en las oficinas en 1980, la mayoría usaba papel térmico. El papel está cubierto con productos químicos que reaccionan al calor volviéndose negro. El papel térmico tiene varias grandes ventajas:
- Es muy barato construir una impresora térmica.
- Las impresoras térmicas no tienen partes móviles, excepto el mecanismo de alimentación del papel.
- No hay consumibles como tinta o cintas porque el papel contiene la tinta.
- Las impresoras térmicas son casi indestructibles.
La única desventaja es que el papel se decolora con el tiempo. También se vuelve completamente negro si lo dejas en un lugar caliente, como un automóvil.
Película térmica:
La película térmica utiliza una cinta que contiene tinta que se funde sobre el papel cuando se calienta. Esto es más complicado mecánicamente que el papel térmico, pero menos complicado que un chorro de tinta.
- Inyección de tinta: esta técnica utiliza el mismo mecanismo que una impresora de inyección de tinta .
- Impresora láser: esta técnica utiliza el mismo mecanismo que una impresora láser .
- Impresora de la computadora: el fax es recibido en realidad por un módem de fax, almacenado en el disco duro de la computadora como un archivo de gráficos y luego enviado a la impresora habitual de la computadora.
En la actualidad, las máquinas de fax tradicionales se están reemplazando rápidamente por las soluciones de Fax Virtual, para enviar y recibir el fax por Internet, pero igual sigue siendo importante saber cómo funciona y de usa este caballo de trabajo.
¿Cómo funcionan las soluciones de Fax Virtual para enviar o recibir el fax desde Internet?
Ahora que las empresas se encuentran en una época de transformación digital, son pocas las que no se han cambiado de tener una máquina de Fax tradicional a tener contratado un servicio o solución de Fax Virtual, en la que puedes enviar o recibir Faxes desde Internet, sin realizar grande inversiones en equipos, mantenimiento ni consumibles.
Las soluciones de Fax Virtual
Hoy existen soluciones tecnológicas como eComFax, que es una solución para enviar y recibir faxes desde tu correo electrónico o desde la página web de la solución. Son soluciones que se contratan como un servicio y pagarás según el volumen de faxes que requieras en tu negocio.
Estas soluciones usan los mismos protocolos y procesos básicos del Fax tradicional pero sin la necesidad de las máquinas, líneas telefónicas ni consumibles. Todo lo hace de forma digital y a través de Internet.
eComFax es una solución basada en la Nube, que tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de cada empresa, sin importar si envías unos pocos faxes al año o miles de ellos cada mes. Con unos pocos clics puedes configurar tu cuenta y quedará activa tu cuenta para que recibas o envíes los faxes.
Los beneficios de una solución de Fax Virtual son:
- Ahorro en costes y en espacio: sin máquina de fax tradicional, línea telefónica, papel, tóner ni consumo eléctrico,
- Seguridad y trazabilidad: Garantiza el envío, recepción y archivo de tus documentos con seguridad y trazabilidad. Cumple la GDPR.
- Envía y recibe faxes por correo electrónico o cualquier navegador web
- Múltiples formatos para envío y recepción: Microsoft Office, txt, pdf, tif, jpeg, html, png, etc.
- Con tu mismo número de fax, o puedes elegir uno de nuestros números locales y nacionales
- Confirmación de entrega y alertas SMS para tu seguridad
Sí eres una empresa que utiliza el Fax en sus procesos de negocio te recomiendo que veas más de nuestra solución eComFax, pregunta por sus planes y precios, es una forma eficiente de mantener el Fax con un bajo coste de permanencia, pagarás solo por lo que necesites, y podrás aumentar o disminuir tu plan cuando lo desees.