El 15 de Enero, Novedades Facturación Electrónica.

by José Luis Pérez enero 05, 2015

El próximo día 15 de enero será de plena aplicación lo dispuesto en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, que obliga a las empresas que trabajan para las Administraciones Públicas (que entregan productos o que prestan servicios) a facturar de forma electrónica.

En resumen los detalles más significativos de esta nueva obligación son:

1. Esta obligación afecta a los tres niveles de la Administración del Estado:

  • Administración General del Estado (Estatal).
  • Comunidades Autónomas (Autonómica).
  • Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).

Así como a:

  • Organismos autónomos.
  • Universidades Públicas.
  • Entidades de derecho público.
  • Órganos constitucionales.
  • Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Las únicas excepciones a esta obligación son:

  • Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
  • Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.

2. Las facturas electrónicas pueden ser generadas por el propio proveedor o encargar a un tercero (prestador de servicios de facturación electrónica) que lo haga en su nombre.

A tales efectos, puede usarse los programas gratuitos que pone a disposición el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

3. Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

  • Estar escritas en un formato determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
  • Estar firmadas electrónicamente.
  • Indicar el destinatario de la factura electrónica.

El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo cumple todos estos requisitos.

4. Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. se necesita utilizar un certificado electrónico reconocido.

5. Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificar:

  • Oficina contable
  • Órgano gestor
  • Unidad tramitadora

6. Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).

El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:

  • A través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
  • Mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

Los puntos generales de entrada de facturas electrónica también permiten conocer el estado de tramitación de las facturas entregadas.

7. El punto general de entrada de la Administración General del Estado se denomina FACe, y se puede acceder a su portal web en www.face.gob.es

En esta web se puede:

  • Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas.
  • Consultar el estado de las facturas entregadas.
  • Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.
  • Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.  (El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo permite también la conexión automática directa con FACe, de modo que no es necesario usar la web.)
  • Obtener ayuda.

8. Con las facturas electrónicas enviadas a las AA.PP. persisten las mismas obligaciones que para las facturas convencionales: Se tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria , al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel. Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen: la legibilidad (que la factura electrónica pueda ser leída por humanos), la autenticidad del origen de la factura (se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo), la integridad del contenido de la factura (se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado). Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.

También debe garantizarse el acceso a ellas por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las factura electrónicas , se garantizará el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria.

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