¿Fax, el eslabón perdido en Microsoft Teams?

by José Luis Pérez febrero 19, 2020
Fax, el eslabón perdido en Microsoft Teams

Microsoft Teams han crecido exponencialmente desde su lanzamiento en 2017, con más de 20 millones de usuarios diarios. Muchas empresas se están mudando a Microsoft Teams como parte de su estrategia de transformación digital para mejorar la colaboración entre equipos y departamentos, aumentar la productividad, reducir el tiempo de comercialización y mucho más.

Conoce ahora eComfax, nuestra solución para enviar y recibir faxes con Microsoft Teams.

Cuando pensamos en la tecnología moderna y Microsoft Teams, el fax no suele ser lo primero que viene a la mente, sin embargo, todavía se usa mucho en España y en todo el mundo. En un estudio de 2017, el 82% de los encuestados indicó que el uso de fax aumentó o permaneció igual que el año anterior. Las industrias donde más se utiliza el fax son la manufactura, la salud, las finanzas y el gobierno. Hay muchos factores que contribuyen a esto, pero principalmente es por el cumplimiento de las regulaciones y la seguridad.

¿Por qué las empresas siguen usando fax?

Aunque algunas personas pueden considerar que el fax está desactualizado sigue siendo un método de comunicación muy confiable. El envío de fax ofrece muchos beneficios sobre el correo electrónico porque se envían a través de líneas telefónicas, lo que hace que sea casi imposible interceptar. Los correos electrónicos, por otro lado, deben pasar por firewalls, ISP, filtros de spam, etc., lo que hace que sean vulnerables a los ataques cibernéticos. Las empresas optan por utilizar el fax por ser más confiable y seguro, además de ser admisible en los tribunales.

Las empresas también están utilizando el fax para cumplir con las regulaciones de todo el mundo, como MiFID II y GDPR en la UE y PCI-DSS, CCPA, HIPPA, FERPA, Dodd-Frank en los EE. UU. Nuestra solución eComFax cumple con todo esto y más. Puedes enviar y recibir documentos cifrados durante todo el proceso de envío, transmisión y recepción. Solo el destinatario autorizado puede verlos, lo que reduce el riesgo de que otros vean datos confidenciales y adhiriéndose así a las normas de cumplimiento.

¿Cómo se integra el fax con la tecnología moderna?

Puedes estar pensando, olvidemos el fax, sin embargo, su uso en toda la industria está en aumento. Entonces, ¿cómo se está adaptando el fax a este mundo moderno de alta tecnología?

Bueno, antes que nada, el fax se está volviendo digital. Las soluciones de fax virtual en Internet, como eComFax, combinan la confiabilidad del fax analógico tradicional con la tecnología en la nube. El uso de un proveedor como eComFax lo convierte en fax móvil, lo que te permite enviar y recibir faxes desde cualquier dispositivo o ubicación con una conexión a Internet.

Entonces, ¿qué deben hacer las empresas con respecto al fax?

Opción 1: No puedes hacer nada. Sin embargo, esto normalmente no sucede.

Opción 2: Puedes utilizar un proveedor como eComFax. Utiliza el enrutamiento directo en la red eComFax. Primero, compra una suscripción a eComFax y segundo, envía tu número al nodo de eComFax provisto en tu país. Luego, la Telco pondrá el número redirigido en el campo «Número de desvío» para que podamos reenviar la transmisión al destino.

Opción 3: Simplemente puedes transferir tu número a la red eComFax.

Opción 4: Para grandes corporaciones, pueden explorar otras vías como SIPTrunk directamente a la red eComFax. Si deseas evitar transferir tu número a la red eComFax, podemos ofrecerte esta opción. Tú nos informas los números y luego redirigimos los faxes al destinatario apropiado.

Nota: En el caso de cumplimiento de HIPAA, los faxes solo pueden dirigirse a números de fax, ya que el correo electrónico generalmente no se considera conforme a esta norma.

¿Qué es eComFax?

eComFax es un servicio de fax virtual basado en la nube que permite a las empresas enviar y recibir faxes y SMS desde prácticamente cualquier lugar que tenga conexión a Internet: ya sea por correo electrónico o mediante la plataforma web de eComfax basada en la nube. En este caso, no hay necesidad de grandes inversiones o la compra de software, servidor de fax o máquina de fax, lo único que se necesita es un dispositivo electrónico (una computadora, tableta, teléfono móvil, etc.) con conexión a Internet. eComFax garantiza que cumplas con las regulaciones en todas las industrias, como HIPPA, MiFID II y Dodd-Frank, y muchas otras.

¿Cómo se puede usar eComFax junto con Microsoft Teams?

Es fácil comenzar con eComFax y Office 365 y hay varias formas de usarlo.

1. Enviar y recibir faxes a través de tu correo electrónico

eComFax te permite enviar faxes directamente desde tu correo electrónico corporativo. Todo lo que necesitas hacer es suscribirse al servicio eComFax. Luego abre tu correo electrónico y haz clic en nuevo correo. Ingresa el número@fax.ecomfax.com, adjunta tu documento y presiona enviar. Para ver cómo hacer esto, puedes ver este vídeo a continuación.

2. Enrutamiento directo al servidor eComFax

Si necesitas enviar documentos altamente confidenciales o cumplir con regulaciones como CCPA e HIPAA, eComFax ofrece una característica especial que garantiza el cumplimiento y una transmisión segura de punto a punto. En la configuración, puedes seleccionar la opción para enviar todos los faxes directamente al servidor eComFax. Esto significa que el servidor eComFax recibe el fax, lo revisa y garantiza la certificación, seguridad y cumplimiento del fax.

¿eComFax ofrece otros beneficios?

Sí, eComFax ofrece una serie de beneficios.

Podemos proporcionarte un número local desde casi cualquier parte del mundo, o si ya tienes un número de fax y deseas conservarlo, ofrecemos un servicio de transferencia. eComFax se basa en un modelo de pago por uso, lo que significa que puedes aumentar o disminuir el uso en cualquier momento.

Puedes almacenar de forma segura documentos y datos confidenciales. Ofrecemos almacenamiento ilimitado en la nube donde puedes almacenar faxes y documentos en nuestra nube altamente segura durante el tiempo que lo necesite.

Además del fax, también ofrecemos CertiSMS, que te permite enviar mensajes SMS certificados y seguros.

Todas nuestras características cumplen con las regulaciones mundiales como HIPAA, GDPR, MiFID II, CCPA, PCI-DSS y más.

Descubre ahora más información sobre cómo eComFax puede ayudar a tu empresa.

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