Fax Virtual: 6 razones por las que tu empresa debería utilizarlo

by José Luis Pérez enero 14, 2019
Fax Virtual: 6 razones por las que tu empresa debería utilizarlo

El fax puede sonar como una tecnología obsoleta para las personas más jóvenes de tu empresa, pero la verdad es que muchas organizaciones, especialmente en los sectores como el legal, la salud y del gobierno, aún dependen en gran medida de los faxes para compartir documentos y hacer negocios.

Entonces, ¿cómo puedes mantener la funcionalidad de envío de fax mientras te liberas de las cargas de recursos físicos que conlleva el envío de faxes tradicionales?

Fax Virtual para Empresas

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El Fax Virtual (también conocido como “fax en línea”, “fax electrónico” o “eFax”) es una solución moderna al dilema de enviar y recibir faxes en un mundo cada vez más electrónico. El Fax Virtual te permite cargar documentos electrónicos a un portal de Fax Online, que convierte y envía de forma segura los documentos al número de fax requerido. Por otro lado, los faxes entrantes se enviarán como archivos adjuntos electrónicos a tu dirección de correo electrónico que has definido.

A continuación hay 6 razones por las que tu empresa debería utilizar un servicio de fax virtual:

1. Menos recursos y mayor ahorro

Con el Fax Virtual, no hay necesidad de que una máquina de fax tradicional ocupe espacio en tu oficina y, por lo tanto, tampoco se necesita realizar una inversión en equipo, cables, mantenimiento y reparación, líneas telefónicas dedicadas, ni la compra de insumos como el papel ni la tinta. Ya que los Faxes Virtuales utilizan Internet y todo se realiza de forma digital.

2. Flexibilidad de ubicación

Con el Fax Virtual puedes recibir y enviar faxes desde cualquier lugar del mundo que tenga Internet, ya que para enviar un fax solo necesitas un ordenador o móvil con acceso a Internet y los faxes entrantes vas a recibirlos directamente en tu correo electrónico.

Por lo tanto, si estás trabajando desde tu casa por un día o si te encuentra fuera de la oficina en un viaje de negocios, aún puede tener acceso inmediato a cualquier documento importante que pueda enviarse por fax.

3. Conveniencia

Fax Virtual significa que ya no hay que esperar en la máquina de fax de la oficina para que se imprima o envíe un fax. Los faxes entrantes están disponibles en tu correo electrónico de forma inmediata y los faxes salientes se pueden cargar electrónicamente con unos pocos clics desde un ordenador o móvil.

También puedes configurar tu servicio de Fax Virtual para enviar el mismo fax a varios números de fax al mismo tiempo, y que varias personas puedan recibir los faxes entrantes en una lista de distribución de correo electrónico.

4. Going Green

Las máquinas de fax tradicionales imprimen automáticamente todos los faxes entrantes, incluso si son spam, lo que genera una gran cantidad de residuos. Una investigación del gobierno en Estados Unidos ha demostrado que las máquinas de fax consumen 200 billones de páginas de papel cada año solo en ese país.

¡eso es mucho papel!

El Fax Virtual envía y recibe los faxes en tu correo electrónico, todo de forma digital, por lo que no es necesario imprimir documentos, a menos que necesites una copia física por algún motivo específico.

5. Mayor seguridad

El Fax Virtual es más seguro que el fax tradicional, ya que los documentos con información confidencial nunca quedarán al descubierto en la máquina de fax. Los archivos se cifran durante el envío y cuando recibe un fax. Sólo podrás acceder a él quien tenga acceso a la dirección de correo electrónico elegida o al iniciar sesión con una contraseña en el portal de la solución de Fax Virtual.

6. Facilidad de almacenamiento de registros

El almacenamiento de faxes es más fácil con el Fax Virtual, ya que puedes ordenar y archivar documentos electrónicamente directamente desde tu correo electrónico, en lugar de mantener archivos físicos voluminosos o tener que escanear faxes físicos para el almacenamiento electrónico o digital. También puedes ver un registro almacenado de los faxes entrantes y salientes en tu portal de la solución de Fax Virtual.

¿Pensando en cambiar a un Fax Virtual?

Si cree que tu empresa podría beneficiarse de un servicio de Fax Virtual, conoce ahora nuestra solución eComFax, una solución para enviar y recibir tus faxes desde tu correo electrónico, Comunycarse ofrece este servicio para las empresas que tengan 2 o más líneas de Faxes. También es un servicio económico que sirve como complemento a la comunicación unificada de tu empresa.

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