Los Beneficios de un Servicio de Fax Virtual

by José Luis Pérez agosto 01, 2019

Si tienes muchos faxes entrando y saliendo de tu oficina, es probable que hayas solucionado algunos de estos problemas a través del tiempo: Atascos de papel, timbres constantes, falta de tóner y una cola interminable de empleados en la máquina.

Conoce ahora nuestra Solución de Fax Virtual para empresas.

Aunque el envío de fax puede parecer una tecnología de la década de 1980, muchas empresas aún necesitan enviar documentos por fax. Las empresas que se ocupan de contratos y documentos firmados, como las del sector de la banca, finanzas y seguros, son un ejemplo de usuarios frecuentes de fax. El correo electrónico puede ser el método de transferencia elegido en estos días, pero de alguna manera el fax ha perdurado. Por lo tanto, si eres un usuario de fax, podrías aprovechar las comodidades de la tecnología moderna con la contratación de una Solución de Fax Virtual.

Este es un servicio que utiliza la tecnología del fax a través de la Nube (Cloud), donde puedes enviar o recibir faxes desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, puedes realizar la gestión en la página web de la solución (ecomfax.com) o una vez configurada la solución, podrás enviar y recibir faxes desde tu cuenta de correo electrónico, haciéndolo muy parecido al envío de un correo electrónico, puedes ver el siguiente vídeo.

Cómo funciona un Fax Virtual

Una Solución de Fax Virtual recibe documentos de los usuarios de tu empresa, los convierte en faxes y luego los envía a través de Internet a un número de Fax. También recibe faxes entrantes (enviados a un número de Fax tradicional), los almacena y los envía a usuarios individuales según se configure en la plataforma de la Solución de Fax Virtual. Los usuarios de tu red pueden enviar documentos a la solución de Fax Virtual de dos maneras. Pueden enviarlos por correo electrónico a la solución o utilizar la interfaz web para realizar el envío del Fax. La carga de faxes a través de la interfaz web se realiza directamente desde un navegador web con conexión a Internet.

Para recibir faxes entrantes, la solución de fax virtual puede enviar a los usuarios un correo electrónico con el documento de fax adjunto como un archivo PDF. Alternativamente, los usuarios pueden verificar regularmente la lista de faxes entrantes desde la interfaz web de la solución de Fax Virtual, donde están todos los archivos que han enviado como un Fax, para que se puedan ver, descargar o compartir los documentos recibidos.

Ventajas de la Solución de Fax Virtual

Hay varias ventajas en la configuración de la solución de Fax Virtual. La primera y más obvia es que los empleados no tienen que dejar sus escritorios para enviar un fax; simplemente pueden enviar y recibir desde sus estaciones de trabajo. En segundo lugar, la Solución de Fax Virtual puede manejar una gran cantidad de tráfico de fax almacenando y gestionar eficientemente la cola los documentos que deben enviarse. La Solución de Fax Virtual enviará los faxes en el orden en que los recibe.

Otra ventaja clave: Debido a que se transmiten en forma digital, no es necesario imprimir los documentos antes de enviarlos por fax. Esto ahorra papel y tinta de impresora. Además, los faxes entrantes se pueden imprimir en una impresora estándar, lo que ofrece más legibilidad que los documentos impresos en una máquina de fax tradicional.

Los faxes se almacenan más fácilmente

La Solución de Fax Virtual también facilitan la vida de los gerentes de oficina que desean asegurarse de que la compañía cumpla con las normas sobre la protección de datos. También, como todos los faxes se almacenan en un archivo electrónico, se pueden ver y hacer copias de seguridad fácilmente. Al utilizar una Solución de Fax Virtual existe una mayor sensación de transparencia, ya que los gerentes pueden ver qué documentos fluyen dentro y fuera de la empresa.

Para las empresas más grandes, estas ventajas de gestión pueden ser un punto clave para la adquisición de una solución de fax virtual. Las compañías más grandes con múltiples máquinas de fax tradicionales también pueden reducir las líneas telefónicas con la tecnología de Fax Virtual sobre Protocolo de Internet (FoIP).

La buena noticia es que las compañías más pequeñas aún pueden cosechar los beneficios de una solución de fax virtual, las soluciones de Fax Virtual funcionan bajo un modelo SaaS (solution as a services) que simplemente paga según sea el uso de la plataforma, pagando lo justo, sin tener que realizar grandes inversiones en equipos, insumos, infraestructura ni mantenimientos.

Ya sea que tu empresa sea grande o pequeña, vale la pena considerar las ventajas de una Solución de Fax Virtual. Después de todo, el fax ha recorrido un largo camino desde que comenzamos a comprar esas enormes máquinas de sonido en los años ochenta.

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