Microsoft Office 365: Cómo enviar un Fax Virtual

by José Luis Pérez enero 15, 2018
Microsoft Office 365 fax virtual

Cómo enviar un fax virtual desde Microsoft Office 365 (Outlook, Hotmail, Word, Excel y más)

Algunas opciones permiten a los usuarios enviar un fax virtual directamente desde el paquete de Office 365. Por ejemplo, tomar un documento abierto en Microsoft Word y enviarlo como un fax, y otras opciones permiten enviar un fax usando un documento de Microsoft Office. Por ejemplo, abrir un programa y seleccionar un Archivo de Microsoft Word.

4 Formas de enviar un Fax con Office 365

Método 1 – Servicios de fax virtual

Un servicio de fax virtual es una máquina de fax virtual que puede enviar y recibir faxes en tu nombre. El servicio proporciona el número de fax (o te permite ingresar el tuyo), y los usuarios pueden enviar y recibir faxes a través del correo electrónico, una interfaz web del servicio, una aplicación de teléfono inteligente o un programa de computadora.

No se necesita una línea telefónica dedicada y disponible para realizar el envío o recibir faxes, solo bastará con una conexión a Internet y un dispositivo para acceder a la red. Este método es el recomendado ahora, empieza la transformación digital de tu empresa y ahorra costes de equipos, mantenimientos e insumos.

La mayoría de los servicios de fax pueden enviar faxes a través de Outlook, Gmail, Hotmail, etc. como un correo electrónico:

  • Al enviar, se crea un correo electrónico con el cuerpo principal del correo convirtiéndose en la portada y el archivo adjunto convertido a la parte principal del fax virtual.
  • Al recibir, el fax llega directamente a tu bandeja de correo electrónico como un mensaje recibido con el fax enviado adjunto como PDF.

Algunos servicios de fax tienen una mayor integración con otros programas de Office 365 como Word y Excel. Con esta integración, un archivo abierto de Word o Excel puede enviarse por fax virtual (el proceso es muy similar a seleccionar “enviar … y enviar por correo electrónico” desde el archivo).

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Método 2: una máquina de fax tradicional conectada a un ordenador

Algunos modelos de máquinas de fax (o impresoras multifunción con una opción de fax) pueden enviar faxes.

La máquina de fax deberá estar conectada a una línea telefónica fija. Desde allí, puede enviar un fax desde la computadora (conectado a través de un cable o con algunos modelos a través de WiFi o Bluetooth) a través del fax.

En la mayoría de los casos, el envío de fax se puede hacer a través del controlador de impresión. En algunos casos, existe un software especial para la función de fax que es diferente de la función de impresión.

Método 3 – Software de fax virtual

El software de fax convierte tu computadora en un reemplazo para una máquina de fax. Es muy parecido al método 1, la diferencia está en el tipo de dispositivo que puedes usar, por ejemplo, en Comunycarse tenemos una solución de Fax Online, que no requiere grandes inversiones, es una solución que se ofrece bajo la modalidad de SaaS (Software as a service). Sólo pagas por el uso que le des al software sin invertir en infraestructura ni comprar costosas licencias, y puedes usarlo desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet.

Con un dispositivo conectado a Internet, el envío de fax se realiza abriendo la página web de la solución de fax virtual, componiendo un fax, adjuntando el documento de Office 365 y enviándolo (funciona de manera similar al de correo electrónico). Si bien Windows Fax and Scan no actualiza automáticamente los contactos de Outlook, se pueden importar.

Método 4 – Impresión y envío de faxes (el método “pasado de moda”)

Si ninguno de los métodos anteriores funciona, a veces la forma más fácil de enviar por fax un documento de Office 365 es simplemente imprimirlo y luego escanearlo a través de una máquina de fax tradicional cercana.

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