OpenText RightFax Español: Todo lo que necesitas saber

by José Luis Pérez diciembre 04, 2017
Opentext Rightfax Español

Qué es Opentext Rightfax Español

Opentext Rightfax Español le ofrece una solución de fax altamente personalizable, escalable y totalmente integrable. Esta solución no solo le permite disminuir el esfuerzo y los costos asociados con las operaciones comerciales basadas en papel, sino que también ayuda a aumentar el cumplimiento y la seguridad de la información que se envía cuando se envían y reciben faxes.

Solución de Fax Virtual para Empresas.

El envío de fax es, y probablemente seguirá siendo, una herramienta importante y necesaria en su arsenal de negocios. Mediante el uso de funciones que ayudan a integrar, automatizar y crecer a medida que crece su negocio, podrá seguir confiando en las funciones y conexiones que su solución de fax le ha ayudado a construir.

La mecánica de la solución electrónica de fax

Las cartas, las entregas y los memorandos entre oficinas fueron los medios típicos de comunicación empresarial no hace mucho tiempo. Ahora, si desea que alguien, o incluso un grupo de personas ubicadas en cualquier parte del mundo, conozca una próxima reunión, un evento o responda a una consulta, todo lo que necesita hacer es enviar un fax por correo electrónico desde la comodidad de tu propio escritorio

El envío de faxes electrónicos es posible gracias al servidor RightFax, la fuerza motriz de las operaciones de su solución de fax. Así como los servidores de correo electrónico son responsables de enviar y recibir correos electrónicos, un servidor de fax asegura la entrega y recepción de los documentos enviados por fax. Aunque los faxes electrónicos reemplazarán a sus máquinas de fax tradicionales, su negocio no sufrirá ninguna pausa en la eficiencia, incluso cuando experimente las condiciones de trabajo más intensas y más ocupadas. Además del servidor RightFax, las otras partes clave de la solución de fax electrónico son la conectividad, la fuente y la entrega.

Conectividad RightFax flexible

Opentext Rightfax Español se conecta de una de las dos maneras para enviar y recibir sus documentos enviados por fax. Independientemente de la opción que elija, puede estar seguro de que sus documentos llegarán a su destinatario previsto de forma segura.

La primera opción de conectividad aprovecha su conexión e infraestructura telefónica existente. RightFax es capaz de conectarse utilizando una red telefónica de prácticamente cualquier tipo, incluidos digital, analógica, protocolo de inicio de sesión troncal y voz sobre IP. La segunda opción utiliza RightFax Connect y lo conecta a través de la seguridad de la nube para transmitir sus fax de forma segura electrónicamente.

Opciones de RightFax Source: Enviar y entregar

En lugar de la única opción ofrecida por las máquinas de fax tradicionales, RightFax le permite elegir entre varias opciones para enviar sus faxes. Del mismo modo que hay opciones disponibles para elegir para enviar su fax, existen opciones para su formato preferido de entrega de fax. Para enviar, estas opciones incluyen:

  • Cualquier dispositivo de impresora multifunción (MFP); si puede imprimirlo, puede enviarlo por fax;
  • Aplicaciones de escritorio que utilizan RightFax Client;
  • Cree, configure y almacene documentos en la carpeta de red de RightFax desde Microsoft Office;
  • Aplicaciones de terceros, como sistemas de gestión de información de back-end, incluida la gestión de relaciones con los clientes (CRM), gestión de documentos y planificación de recursos empresariales (ERP); y
  • Aplicaciones de correo electrónico, preconstruidas con conectores para Lotus Notes y Microsoft Office.
  • Para la entrega, sus opciones incluyen envío de fax a una máquina de fax, servidor de fax, servicio de fax en cualquier parte del mundo, PDF encriptado, correo electrónico y documentos basados ​​en la web, incluida la entrega certificada.

Fax a correo electrónico es simple y fácil

Con Opentext Rightfax Español, enviar un fax es tan fácil como enviar un correo electrónico. No pierda más tiempo imprimiendo documentos, clasificándolos y apilándolos solo para cargarlos en la máquina de fax y espero que se realicen en el primer intento. Incluso si llega a su fin, aún tendría que enviar una solicitud al destinatario para una confirmación para asegurarse de que la recibió.

Con RightFax, puede utilizar su programa de correo electrónico existente, ya que RightFax es compatible con Lotus Notes, todos los clientes de correo electrónico del Protocolo simple de transferencia de correo y Microsoft Exchange Server. Incluso puede enviar un fax por correo electrónico utilizando un archivo adjunto en formatos como Microsoft Word, PowerPoint y Excel, o como un archivo PDF. Una vez que se haya enviado su correo electrónico, recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico. Puede optar por tener una imagen del fax original incluido con la notificación.

RightFax es fácil de integrar con aplicaciones y programas que conoce, y aquellos que pueden ser clave en sus operaciones comerciales diarias. Además de las aplicaciones y programas previamente nombrados (correo electrónico, MFP, CRM, ECM, ERP), el servidor de red RightFax totalmente integrado funciona con FileNet, OpenText, eDOCS, Microsoft SharePoint y muchos más. También podrá usar sus cuentas existentes con Google Mail, Microsoft Office 365 y Outlook cuando use la función de envío de fax por correo electrónico. De simple a complicado, la integración de RightFax permite el uso de aplicaciones web, HTML, Java, .NET o cualquier otro tipo de conectores que considere necesarios para ayudar a su empresa a agilizar su proceso de flujo de trabajo y mantener las líneas de comunicación fluyendo libremente.

Una variedad de características de seguridad

Proteger la información de su compañía es una parte vital de su proceso comercial, no solo para usted, sino también para sus clientes y clientes. Además, garantizar la seguridad de la información ayuda a mantener el mayor cumplimiento de la compañía con las normas y reglamentaciones necesarias. Opentext Rightfax Español ayuda a garantizar que su empresa cumpla con las leyes, políticas y pautas de privacidad de las agencias reguladoras, como la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros Médicos.

Existen muchas otras opciones de seguridad disponibles, así como módulos, conectores y canales que se pueden agregar según sea necesario para crear o agregar capacidades de fax a medida que su negocio continúa creciendo. Otro aspecto de la seguridad de Opentext Rightfax Español es que, a diferencia de las transmisiones de correo electrónico, los faxes enviados en una transmisión punto a punto son inmunes al malware, la interceptación no autorizada y los virus. Además, las entregas de fax electrónicas garantizan que la información privada de la compañía o el cliente no esté en peligro de acceso no autorizado al sentarse a plena vista, en áreas públicas (como en una máquina de fax).

Sus faxes están seguros, incluso después de haber sido enviados, recibidos y leídos. Todos los documentos enviados por fax se pueden archivar y archivar utilizando los mismos perímetros establecidos para su configuración de correo electrónico, lo que le permite buscar y encontrar cualquier fax en cualquier momento. Sus faxes pueden archivarse y almacenarse durante días, semanas, meses o incluso años si es necesario.

Rastreo, monitoreo, alertas y notificaciones

RightFax lo ayuda a rastrear el estado de todos los faxes salientes, así como monitorear y rastrear los faxes que están programados para ser enviados a las horas que usted haya designado o especificado. También puede recibir notificaciones de cualquier fax entrante. También es posible que proporcione mensajes de respuesta automática desde cualquiera de los buzones de RightFax, o todos, a los faxes que llegan mientras no está disponible o lejos de su escritorio o dispositivo. Las alertas y las notificaciones se pueden enviar a través de alertas por correo electrónico, el administrador de operaciones del centro del sistema, el protocolo simple de administración de redes (SNMP) y los mensajes SMS.

Conoce ahora más sobre nuestra solución de Fax Online para las empresas.

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