¿POR QUÉ implementar la GESTIÓN DOCUMENTAL en la empresa?

by José Luis Pérez junio 29, 2012
POR QUÉ implementar la GESTIÓN DOCUMENTAL en la empresa

¿Por qué implementar la Gestión Documental en la empresa?

En Comunycarse entendemos las preocupaciones al momento de plantearse por qué implementar la gestión documental en la empresa, y lo primero que decimos es que es la forma más simple y directa de ahorrar costes y conseguir un trabajo mucho más eficiente. Hoy en día, la gestión documental ha pasado a ser también no solo un tema de eficiencia sino un tema de interés en cuanto a cumplimiento de normativas se refiere.

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La importancia de la implementación de un sistema de gestión documental implica y ayuda a mejorar procesos donde los documentos son el centro de la actividad, ayuda a recopilar, digitalizar, crear, distribuir, reproducir, almacenar, consultar, eliminar y muchas otros tratamientos que son expuestos los documentos, tanto físicos como electrónicos, tanto los que entran, se mueven y salen de la empresa.

Beneficios de un sistema de gestión documental

Una buena implantación de un sistema de gestión documental trae beneficios en la mejora de los procesos y la productividad de la empresa.

  • El ahorro es uno de los principales beneficios, en oportunidades con una reducción de costes hasta de 40%
  • Mejorar la satisfacción del cliente con la sistematización y automatización de los documentos
  • La gestión de documentos de forma automática y digital aumenta la eficiencia y la productividad, ya que se optimiza y aprovecha el tiempo de las personas en sus actividades diarias.
  • La organización y  digitalización dentro de la gestión documental hace que se reduzca hasta un 30% los espacios de almacenamiento de los documentos.
  • Los documentos tienen trazabilidad, logrando un seguimiento del estado y ubicación de cada documentos, evitando extravíos de los mismos.
  • También un beneficio es la centralización, así los documentos siempre estarán en un solo lugar accesible para cualquier persona que requiera de ellos, mejorando la eficiencia en aquellos que pueden realizarse al mismo tiempo y que requieren los mismos documentos.

Según Gartner cada documento se copia de 9 a 11 veces de media y el coste medio del archivo manual de un documento es de 18€.

Preguntas antes de implantar la gestión documental

  • ¿Cómo archivan actualmente los documentos?
  • ¿Qué tipo de documentos? Facturas, pedidos, ofertas, albaranes, contratos, etc.
  • ¿En qué formato?
  • ¿Qué departamento accede? ¿Qué delegaciones?
  • ¿Son confidenciales?
  • ¿Se asocia algún tipo de flujo de trabajo una vez que se reciben estos documentos? ¿Cuál?
  • ¿Cuáles son los criterios de búsqueda?
  • ¿Cuánto tiempo necesitan permanecer archivados los documentos?

Según IDC, los colaboradores de una empresa emplean el 37% de su tiempo manejando documentos, es decir, creando, corrigiendo y modificándolos. De este tiempo, el 54% corresponde a la búsqueda en si, y en el 50% de los casos, estas búsquedas no se resuelven satisfactoriamente, no encontrándose la información deseada.

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