¿Qué es un Workflow?
Antes de definir qué es un Workflow en informática podemos empezar por definir la palabra «workflow» que es una palabra en Inglés que literalmente significa «flujo de trabajo». En sentido práctico, el workflow es la automatización de los procesos de negocio en los que están incluidos los documentos, las tareas o la información que va pasando de persona a persona dentro de una organización en los procesos rutinarios de las empresas, todo esto siguiendo las reglas definidas y la jerarquía preestablecidas.
¿Qué es un Workflow en informática?
Aunque en principio esta gestión se puede realizar de forma manual, actualmente con la transformación digital que están atravesando la mayoría de las empresas, el workflow se utiliza de forma sistematizada dentro del contexto tecnológico de la información, conocido como Sistemas de TI.
La palabra Workflow (flujo de trabajo) es escuchada habitualmente en el sector informático como una forma de definir las reglas y procesos de la actividad de trabajo en las empresas. Los sistemas de control, gestión de procesos de trabajo y flujo de trabajo tienen como finalidad la integración de las personas, los ordenadores y los procesos para poder reducir el tiempo de la operación y aumentar el control de la ejecución de las tareas de trabajo en las empresas.
Objetivos de un sistema de workflow
- Facilitar la movilidad de las personas de la empresa
- Automatizar los procesos y organización de los sistemas de información
- Independizar el flujo de trabajo de los empleados que las realizan
- Optimizar el servicio al cliente, mejorando su eficiencia
- Agilizar los procesos de intercambios de la información
- Mejorar la eficiencia en la toma de decisiones de la empresa
- Establecer todos los mecanismos de control y seguimiento de procesos y sus actividades
- Soportar los diferentes procesos de reingenería de las organizaciones
- Mejorar todos los procesos de gestión del conocimiento
Soluciones para los flujos de trabajo digitales (WorkFlow)
Existen muchas opciones a la hora de buscar una solución para los flujos de trabajos digitales, en comunycarse tenemos diversas herramientas que se agrupan dentro de las soluciones de Comunicaciones Unificadas, todas diseñadas para automatizar y agilizar los procesos internos de las empresas.
En un contexto del sector bancario, por ejemplo, si una persona va a solicitar una hipoteca, podría digitalizar los documentos entregados en la agencia, y en el mismo instante se enviarían a la persona en la oficina principal del banco correspondiente para empezar el trámite, y si luego al cliente le falta un documento por entregar, podría enviarlo a través de un fax y ese documento se anexará automáticamente a su fichero donde permaneces sus otros documentos entregados.
Las empresas son más eficientes con el uso de soluciones de Workflow debido a que los empleados invierten su tiempo en la realización de las tareas, mejorando los tiempos de respuesta y adaptando las habilidades individuales, en vez de perder tiempo valioso en la búsqueda de documentos o material de respaldo.