Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos

by José Luis Pérez diciembre 02, 2018
Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos

Un sistema de gestión integral de recursos organizativos, es un software que proporciona un repositorio centralizado de datos maestros de empleados y proveedores que el grupo de gestión de recursos humanos necesita para completar los recursos humanos básicos.

Un sistema de gestión integral de recursos humanos almacena, procesa y administra los datos de los empleados, como nombres, direcciones, números de identificación nacionales o de la seguridad social, información sobre visas o permisos de trabajo e información sobre los dependientes. Por lo general, también proporciona funcionalidades como reclutamiento, seguimiento de solicitantes, administración de tiempo y asistencia, evaluaciones de desempeño y administración de beneficios. También puedes incluir funciones de autoservicio de los empleados, y quizás incluso funciones de contabilidad.

De alguna manera, un sistema de gestión integral de recursos organizativos puede considerarse una base de datos inteligente de información de empleados: la interacción de los datos, los procesos que se pueden realizar y las capacidades de generación de informes hacen que los datos almacenados en el sistema sean más accesibles y utilizables.

Beneficios del Sistema de Gestión Integral de recursos humanos

Un HRIS permite al departamento de recursos humanos dedicar menos tiempo a las tareas administrativas, ayuda a garantizar la precisión de los datos de los empleados y puede permitirles a los empleados desempeñar un papel más importante en la administración de su información.

Tener un repositorio centralizado de datos de empleados elimina la necesidad de almacenar archivos en papel, que pueden dañarse fácilmente, y la necesidad de buscar en grandes archivos de empleados en papel para encontrar información. Dependiendo del tipo de software del Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos, debe generar varios informes, proporcionar capacidades de informes ad hoc y puede ofrecer análisis sobre métricas importantes como el personal y el volumen de negocios. El moderno software HRIS también ofrece capacidades de visualización para los datos de los empleados, como cuadros de organización representados automáticamente o cuadrículas de nueve cajas .

Cuando un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos tiene un autoservicio de empleado o gerente, el proceso para hacer que los datos maestros o los cambios organizativos de los empleados se vuelvan más eficientes y consuma menos tiempo que con las solicitudes en papel. Los flujos de trabajo de aprobación permiten que los cambios se aprueben o rechacen, con las personas necesarias notificadas automáticamente. Un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos también puede ofrecer capacidades móviles que amplían el autoservicio y proporcionan flexibilidad adicional para los trabajadores remotos.

Seguridad y privacidad de un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos

Un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos también ayuda a proteger los datos de los empleados y mantener la información privada. Cuando se utilizan formularios u hojas de cálculo en papel , las personas que no tienen la autoridad para acceder pueden acceder fácilmente a la información. Un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos puede asegurar la información para que solo puedan acceder a ella las personas que necesitan tener acceso a ella.

La seguridad de los datos y la privacidad son factores importantes a la hora de manejar información personal confidencial, especialmente en países como Alemania o Francia, donde los comités de trabajo tienen un papel importante en la protección de los datos de los empleados. Con la excepción de la cerradura y la llave, la protección de registros en papel puede ser extremadamente difícil.

Tipos de software de Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos

Una variedad de Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos están disponibles y dirigidos a diferentes tipos de clientes, desde pequeñas y medianas empresas (PYMES) hasta grandes empresas. Generalmente, la diferencia está en el rango y la profundidad de las características para cada área de proceso.

Si bien la mayoría de los Sistemas de Gestión Integral de Recursos Organizativos cubren una gran parte de los procesos descritos anteriormente, muchos Sistemas de Gestión Integral de Recursos Organizativos dirigidos a pequeñas y medianas empresas (PYMES) tienen menos profundidad de funcionalidad en cada función que los dirigidos a grandes empresas.

De esta manera, el mercado de Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos es similar al mercado del automóvil. Todos los automóviles obtendrán un conductor de A a B, pero existen grandes diferencias en la calidad y los servicios ofrecidos.

Funciones del Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos

Un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos usualmente cuenta con módulos para manejar las siguientes tareas:

  • Gestión de datos maestros
  • Gestión organizativa, como cargos y departamentos
  • Autoservicios de empleados y directivos
  • Gestión de ausencias y permisos
  • Administración de beneficios
  • Flujos de trabajo
  • Evaluación de Rendimiento
  • Reclutamiento y seguimiento de candidatos
  • Gestión de la compensación
  • Seguimiento de la capacitación (a diferencia del sistema de gestión de aprendizaje [LMS] ) y desarrollo organizativo
  • Reporting y analítica básica

Un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos proporciona un conjunto completo de funcionalidades de gestión de recursos humanos para satisfacer la mayoría de las necesidades de recursos humanos. Sin esto, se requieren documentos u hojas de cálculo sin garantía o en papel para almacenar datos. La entrada manual de datos puede causar errores, y la verificación cruzada manual de documentos y hojas de cálculo puede llevar mucho tiempo y, a veces, ser confusa, especialmente debido a la falta de estandarización en la forma en que se capturan y almacenan los datos.

Incluso cuando se compra un sistema específico para cubrir un proceso, como la administración de beneficios, puede significar ingresar manualmente los cambios en los datos de los empleados para mantener el sistema actualizado. Si se usan varios sistemas, puede ser necesario volver a ingresar los datos para cada sistema, o los usuarios pueden necesitar exportar datos de un sistema, cambiarlos y luego importarlos a otro sistema.

En algunos casos, la nómina puede ser parte de un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos. Sin embargo, muchos proveedores no tienen la nómina como parte de su oferta de Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos o, al igual que con Oracle , Workday y SuccessFactors , venden la nómina como un sistema separado que se integra con su Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos.

Importancia de Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos

Un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos puede desempeñar un papel fundamental para permitir el cumplimiento (por ejemplo, para almacenar datos regulatorios de un país, como la información sobre la igualdad de oportunidades de empleo en los EE. UU. O la opción de exclusión de UK Working Time) y puede ofrecer un medio para obtener información sobre la fuerza laboral. Ambos son importantes y, en algunas industrias, están entretejidos.

Funciones de un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos

Además, la integración posterior de los sistemas que requieren datos de los empleados, como nómina o LMS, y el inmenso ahorro de tiempo de tener aplicaciones integradas significa que un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos puede desempeñar un papel fundamental, ya que la entrada de datos en múltiples sistemas, una realidad para las organizaciones sin un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos: puede provocar errores costosos o reducir el compromiso de los empleados .

Como ejemplo, supongamos que una empresa que ingresa manualmente los datos de RR.HH. paga en exceso a los empleados o les da demasiado tiempo de vacaciones. Esa compañía encontrará que el compromiso de los empleados se ve afectado negativamente si se revierte el error, una situación que podría evitarse con un Sistema de Gestión Integral de Recursos Organizativos.

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