La Gestión Documental y la Organización de Archivos
Gestión Documental: ¿Qué es?
La Gestión Documental, a menudo conocida como Sistemas de Gestión de Documentos, es el uso de un sistema informático y software para almacenar, gestionar y rastrear documentos electrónicos e imágenes electrónicas de información en papel capturada mediante el uso de un escáner de documentos.
La Gestión Documental es la forma en que su organización almacena, gestiona y rastrea sus documentos electrónicos.
De acuerdo con ISO 12651-2, un documento es «información grabada u objeto que puede tratarse como una unidad». Si bien esto parece un poco complicado, es simplemente lo que ha estado usando para crear, distribuir y usar durante años.
Ahora, podemos definir la Gestión Documental como el software que controla y organiza los documentos en toda la organización. Incorpora captura de documentos y contenido, flujo de trabajo, repositorios de documentos, COLD / ERM, y sistemas de salida, y sistemas de recuperación de información. Además, los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar documentos.
La Gestión Documental es una de las tecnologías precursoras para la gestión de contenido, y no hace mucho tiempo estaba disponible únicamente de forma independiente, como sus hermanos de formación de imágenes, flujo de trabajo y archivo. Proporciona algunas de las funciones más básicas para la administración de contenido, al imponer controles y capacidades de la Gestión Documental que de otra manera serían «tontos». Esto hace que cuando tenga documentos y necesite usarlos, pueda hacerlo. Algunas de las características clave en la administración de documentos incluyen:
- Check-in / check-out y lock, para coordinar la edición simultánea de un documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra persona
- Control de versiones, por lo que se pueden mantener las pestañas sobre cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores
- Roll-back, para «activar» una versión anterior en caso de error o lanzamiento prematuro
- Pista de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento durante el curso de su vida en el sistema
- Anotación y sellos
Con el tiempo, la Gestión Documental fue subsumida en la administración de contenido porque hoy tenemos más información disponible que nunca, y la mayor parte no la hemos creado nosotros. Gracias a la integración de una amplia gama de fuentes como la Web, memorias USB, teléfonos inteligentes, etc., la necesidad se ha acelerado para tratar con información de todo tipo: no solo en términos de más tipos de medios como texto vs. imágenes vs. voz archivos, sino también en términos de cómo estructurado, y por lo tanto, cómo se gestiona fácilmente, todo es.
Actualmente, los sistemas de Gestión Documental varían en tamaño y alcance, desde sistemas pequeños e independientes hasta configuraciones de gran escala para toda la empresa que sirven a un público global. Muchos sistemas de gestión de documentos proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de presentación de documentos físicos de forma electrónica. Éstas incluyen:
- Ubicación de almacenamiento
- Seguridad y control de acceso
- Control de versiones
- Pistas de auditoría
- Check-in / check-out y bloqueo de documentos.
La gestión de documentos, aunque todavía se reconoce y utiliza de forma independiente, también es un componente común que se encuentra dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial, soluciones como Text Analytics o Flujo de trabajo digitales organiza la entrega y la captura segura de documentos electrónicos, papel, y datos en aplicaciones empresariales a partir de múltiples puntos de captura.
Organización de Archivos: ¿Qué es?
La Organización de Archivos es el almacenamiento de la documentación que ya no está en uso activo, pero las organizaciones deben mantener esta documentación como un tipo de registro histórico. Por lo general, las organizaciones y las empresas archivan documentos, pero las personas también pueden archivar la documentación por diversos motivos.
Una serie de consideraciones y métodos asociados con el archivo de documentos. En algunos casos, una organización tendrá un conjunto de políticas bien definidas para administrar la documentación, dentro de las cuales la organización describe un procedimiento de archivo. Las organizaciones pueden archivar diferentes tipos de medios, incluido el electrónico, con relativa facilidad.