10 Cosas que debes saber antes de elegir un CRM

by José Luis Pérez septiembre 18, 2019

Una vez que tengas el CRM correcto, se convertirá en una parte integral de tu rutina diaria. La importancia de un CRM (Customer Relationship Management) significa que debes tomarte el tiempo necesario para considerar todos los aspectos de la compra y cómo te afectará tu empresa y a tu equipo. Hemos esbozado 10 consideraciones esenciales para guiar tu proceso de toma de decisión. Una vez que tengas una visión clara y completa de cómo opera tu equipo de trabajo y sobre todo lo que puede hacer un CRM para tu negocio, podrás elegir el mejor CRM disponible en el mercado.

Esto es lo que debes considerar como cliente de CRM.

1. Tu equipo necesita utilizarlo

Esto suena obvio, pero la investigación ha demostrado que muchas compañías tienen empleados que no se molestan en aprovechar los beneficios de un CRM. Según estudios recientes, menos del 40% de 1.275 empresas participantes tenían tasas de adopción de usuarios finales superiores al 90%. Antes de realizar una compra, define las expectativas alineadas con tu equipo de trabajo. Convence al equipo con todos los beneficios de un CRM y que estén de tu lado antes de elegir el sistema. Sólo un poco de preparación ayudará a que la transición a un nuevo sistema CRM sea mucho más fluida y aumentará las probabilidades de que las personas de tu empresa hagan uso del CRM.

2. Conoce qué características necesitas específicamente

Antes de comenzar a hablar con los proveedores de CRM, descubre qué características serían más útiles en tu trabajo diario. Evalúa qué herramientas está utilizando tu equipo actualmente y cuáles son sus procesos.

Puede ser tentador utilizar el sistema CRM más completo que puedas encontrar. Pero los sistemas excesivamente complicados no ayudarán a tu problema de adopción. No pagues más por cosas extrañas. Tomarte el tiempo para examinar el proceso existente de tu equipo te ayudará a realizar una compra inteligente y rentable a corto y largo plazo.

3. Examina cómo mejorará la eficiencia de tu empresa

Esto debería ir de la mano con el punto anterior. Antes de elegir a tu socio de CRM, analiza tus procesos existentes de gestión de ventas y relación con el cliente, o la falta de ellos. Averigua qué funciona y qué no. ¿Tu equipo pasa demasiado tiempo ingresando datos manualmente? ¿Qué hay de tomar notas de las llamadas telefónicas? Conoce cuáles son tus debilidades actuales y busca un CRM que aborde esos problemas.

4. Necesitas herramientas móviles

A menos que sólo trabajes en un ordenador de escritorio, en una PC, necesitarás un tu CRM también sea móvil. Si todavía lo estás haciendo: utilizar sólo la versión de escritorio… ¡Felicidades! El resto de nosotros estamos atados cada día más a nuestros teléfonos móviles. Para la mayoría de las empresas, el trabajo móvil es una necesidad, y no un lujo.

Tu equipo podría estar trabajando en el tren, en el aeropuerto, desde las oficinas de algún clientes. Los dispositivos móviles son imprescindibles para que tu equipo sea competitivo en el campo y preste el mejor servicio a tus clientes. En tu selección del sistema CRM, busca todas las funcionalidades que ofrece en un ordenador de escritorio y en sus versiones móviles. También busca un CRM que se sincronice automáticamente y proporcione acceso sin conexión. Estos son pequeños detalles que harán posible que tus representantes sean 10 veces más productivos.

5. Considera tu hardware

Conoce tu hardware antes de tomar una decisión sobre el software CRM. Algunas opciones de CRM tienen la flexibilidad de funcionar igual de bien en la versión web (Cloud) que en una aplicación nativa (On Premise). Elegir un producto que te brinde todas las herramientas y la potencia que necesitas en cualquier plataforma ayudará a preparar tu negocio para el futuro. Facilitará a los empleados el uso de sus propios dispositivos y permitirá a tu empresa saltar entre PC y Mac, iOS y Android. Este movimiento se llama BYOD (Bring your own device), que es una política empresarial que consiste en que los empleados lleven sus propios dispositivos personales (portátiles, tabletas, móviles…) a su lugar de trabajo para tener acceso a recursos de la empresa tales como correos electrónicos, bases de datos y archivos en servidores, así como datos y aplicaciones personales. Si no estás familiarizado, debes familiarizarte y rápido. Apple lanzó un gran recurso en BYOD.

6. CRM integrado con sistemas actuales

Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, tu equipo puede tener un arsenal de herramientas a su disposición. Puedes aprovechar los programas de correo electrónico como Microsoft Outlook, Gmail o MailChimp. Tal vez tienes un amplio alcance en LinkedIn o Facebook. ¿Qué pasa con la creación de propuestas, la facturación y el almacenamiento de documentos? Los CRM modernos te darán opciones para trabajar sin problemas con estos otros excelentes sistemas o aplicaciones.

Por ejemplo, nuestra solución Recordia para la grabación de llamadas e interacciones se integra perfectamente con los CRM más importantes en el mercado, entre ellos: Salesforce y Microsoft Dynamics. Incorporando fácilmente las grabaciones de los agentes con los clientes en un simple botón y sin la necesidad de consumir espacio de almacenaje.

7. Prueba el CRM antes de comprar

Un CRM es una compra importante para una empresa. Si los creadores de un sistema de software en esta escala no están dispuestos a darte la oportunidad de probar las herramientas y características de su producto, entonces probablemente no se merezcan que seas su cliente.

Cuando tengas la oportunidad de probar un CRM, ponlo a prueba. Libera a tu equipo y haz que prueben todas las funciones disponibles, pero no te olvides de que también revisen los conceptos básicos. ¿Con qué facilidad pueden realizar las tareas que completarán todos los días, cómo ingresar un cliente potencial, enviar un correo electrónico y convertir un cliente potencial en un cliente? Obtén sus comentarios y llévalos a cada proveedor que evalúes. Elige el proveedor que mejor satisfaga tus necesidades.

8. Necesitas ver los indicadores fácilmente

La adopción de un CRM no finaliza una vez que has elegido, comprado el software y desplegado en todo tu equipo. Una vez que utilices el CRM, querrás ver los datos de rendimiento e indicadores de gestión. ¿Cuántos leads estás convirtiendo? ¿En qué territorio haces más negocios? ¿Cómo será tu proyección de ventas para el próximo trimestre? Cuanta más información tengas disponible en tu CRM, mejor orientación podrás brindar a los miembros de tu equipo.

9. Motiva a tu equipo a mejorar

Si tienes un equipo, los datos no deberían ser propiedad exclusiva de los directores o gerentes. Tus representantes deberían poder monitorear su propio progreso, verificando cuáles son sus fortalezas y debilidades. Claro, deben haber permisos que puedes establecer, pero poner cifras importantes a su disposición los ayudará a mantenerse motivados y a concentrarse en mejorar su rendimiento.

10. ¿Crecerá el CRM junto a la empresa?

Incluso antes de lanzar con éxito el CRM en tu empresa, debes mirar hacia el futuro. Asegurándote de elegir un software CRM que se adapte a las ambiciones de tu negocio. El hecho de que comiences con algo pequeño no significa que te mantengas así siempre y para siempre. El mejor software CRM será un socio a largo plazo. Una vez que tú y tu equipo se acostumbren a trabajar en el CRM que elijas, no querrás cambiar de software un año o dos más tarde.

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